Good governance vraagt om periodieke reflectie. De zelfevaluatie, rolbewaking, board dynamics, inzet van ieders kwaliteiten zijn belangrijke onderdelen. Met regelmaat, vaak om het jaar, vindt de zelfevaluatie onder externe begeleiding plaats. In de afgelopen jaren begeleidde Paul Vlug ruim 20 zelfevaluaties bij woningcorporaties, culturele instellingen, scholen en sportkoepels. Het doel van de zelfevaluatie is door middel van een goed beeld van het eigen functioneren de raad beter en sterker te maken.
- De rol van de begeleider is om dit met een goede voorbereiding te faciliteren en waar nodig de lastige vragen te stellen, en desgewenst vanuit een brede ervaring en kennis op te reflecteren. Iedere situatie is anders, maar vaak is de aanpak de volgende.
- De start is een (telefoon)gesprek met de voorzitter (van de remuneratiecommissie). De bestudering van het toezichts- (verdeling van bevoegdheden tussen RvC/RvT en bestuurder), het inhoudelijke toetsingskader en specifieke documenten zijn vast onderdeel van de voorbereiding.
- Daarna wordt een half gestructureerde vragenlijst/gespreksleidraad opgesteld, ingericht rond thema’s die de Raad voorstelt.
- Afhankelijk van de situatie volgen interviews of een schriftelijke enquête. In de gesprekken en de vragenlijst bestaat veel ruimte te reflecteren op de soft controls en soft skills.
- De zelfevaluatie vergt veelal 2,5 of 3 uur en na een week is het besprekingsverslag gereed.
“De jaarlijkse zelfevaluatie binnen de RvC van Woningstichting DUWO is telkens weer een reflectiemoment, waarbij we ons functioneren als raadslid tegen het licht houden, bespreken wat er goed en minder goed ging het afgelopen jaar en wat we kunnen doen om het komende jaar onze toezichtstaak beter uit te voeren. De RvC van DUWO heeft dit de laatste jaren telkens met een extern bureau, Vlug Adviseurs, uitgevoerd. Een fusie, het vertrek van drie RvC-leden en de binnenkomst van twee nieuwe leden, de wisseling van de wacht binnen de Raad van Bestuur en daarnaast de inwerkingtreding van de nieuwe Woningwet en een nieuwe Governancecode waren forse interventies. Die vroegen om reflectie op ons doen en laten en heroriëntering vanwege de veranderde positie van de Raad in een veranderende omgeving. Paul Vlug heeft ons op adequate en prettige wijze begeleid in dit proces: door vooraf gesprekken te voeren met de individuele raadsleden en het bestuur, ons te confronteren met de resultaten van die gesprekken en daaruit gezamenlijk conclusies te trekken. Al deze stappen zijn telkens gedocumenteerd en gebundeld in een rapportage, zodat ook later teruggegrepen kan worden op daar getrokken conclusies en gemaakte afspraken. Door de Autoriteit woningcorporaties en bij de vierjaarlijkse visitatie werd deze werkwijze hooglijk gewaardeerd. Ook begin 2017 hebben wij weer samen met Vlug Adviseurs een zelfevaluatie uitgevoerd. De RvC kijkt daar met voldoening op terug. Paul Vlug slaagde er weer in ons te laten uitzoomen uit de dagelijkse gang van zaken en te reflecteren op ons eigen gedrag. Een noodzakelijke voorwaarde om goed te kunnen functioneren als toezichthouder.” Harry Nuij, voorzitter remuneratiecommissie Woningstichting DUWO
“De Raad van Commissarissen van de voormalige woningcorporatie Bernardus Wonen heeft op 23-11-2015 onder externe begeleiding van de heer Paul Vlug haar zelfevaluatie gehouden. Deze heeft plaats gevonden in een relatief turbulente periode waarbij, na het ontslag van de bestuurder, de voorbereidingen werden getroffen voor een fusie. Na de zelfevaluatie van de RvC Bernardus Wonen hebben de leden van deze Raad hun tevredenheid en bijzondere waardering uitgesproken over de wijze waarop de heer Vlug deze zelfevaluatie heeft begeleid.” Wim Hoogstad, voorzitter Raad van Toezicht Woonkwartier
“Ik ben altijd zeer tevreden over de wijze – zowel qua voorbereiding als ook uitvoering en qua inhoud als ook procesbegeleiding-, waarop Paul Vlug de zelfevaluaties heeft vormgegeven. Mijn ervaring betreft overigens diverse evaluaties, bij corporaties van uiteenlopende grootte en zwaarte, o.a. Viveste (fusie-opgave), Dudok (fusieopgave) en WSG Geertruidenberg (saneringsopgave).” Tineke Booi, voorzitter wst. Viveste Houten en vicevoorzitter wst. WSG Geertruidenberg